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Dokumentenmanagement nur bedingt mit ViFlow

Mit ViFlow lassen sich Dokumente, die im Unternehmen verwendet werden (sollen), zu entsprechenden Prozessen bzw. Prozessschritten zuordnen, so dass Mitarbeiter diese direkt aus dem Prozessmodell heraus aufrufen können. Diese Dokumente werden mit dem Objekttyp „Daten“ verknüpft (Hyperlink im Feld „Dokument“) und dann zu den Prozess(schritt)en zugeordnet. Zu diesen Daten können außerdem verschiedene Verwaltungsdaten (z.B. Ersteller, Verteiler, etc.) gespeichert werden. Wie das funktioniert, erklärt dieses Video (gezeigt wird ViFlow 4.0, ist aber genauso anwendbar auf die aktuelle Version 4.5):

Die Dokumente können wahlweise auch mit den Prozessdarstellungen im Ordner des veröffentlichten Prozessmodells gespeichert oder nur per Link auf den ursprünglichen Speicherpfad verwiesen werden. Das resultiert aus dem Gedanken, dass ViFlow eine Software für Prozessmodellierung und die Bereitstellung dieser Modelle für die Mitarbeiter darstellt und die hinterlegten Daten separat entweder auf einem Firmenlaufwerk oder in einem Dokumentenmanagementsystem gespeichert, bearbeitet und verwaltet werden. Durch die Möglichkeit der Dokumentenverlinkung aus ViFlow heraus, wird dabei der Kreislauf wieder geschlossen.

Und doch wünscht sich mancher ViFlow-Nutzer oder -Interessent, die Dokumente zusammen mit den Prozessdarstellungen zu managen und ältere Versionsstände automatisch zu archivieren. Bei allen Gründen, die von IT- und Kostenseite dafür sprechen, denke ich, dass die Gegenargumente aus Anwendersicht überwiegen:

  • Durch die Verwaltung der Dokumente an zentraler Stelle kann der Mitarbeiter – wenn er denn weiß, wo er findet, was er sucht – ggf. schneller darauf zugreifen, ohne über das Prozessmodell einsteigen zu müssen.
  • An gleicher Stelle können auch Dokumente verwaltet werden und somit aufrufbar sein, die keine Erwähnung im Prozessmodell finden.
  • Die Integration von Prozess- als auch Dokumentenmanagement in einem System geht mit einer „Verkomplizierung“ der Usability einher.
  • Das Unternehmen ist nicht an ein bestimmtes DMS gebunden, kann flexibel wechseln oder unterschiedliche Speicherorte verwenden.
  • Die Zugriffsberechtigung auf Dokumente lässt sich so individuell administrieren.

Ein sehr weit verbreitetes und bekanntes DMS ist Sharepoint. Wie die Verknüpfung eines in Sharepoint bereit gestellten Dokumentes aus ViFlow funktioniert, erklärt der Hersteller Vicon in seiner Knowledge Base. (PDF-Anleitung zum Download). Dies ist analog auf viele andere DMS anwendbar, wie beispielsweise auf Teaming von Novell. Ähnlich funktioniert die Anbindung bei ELOProfessional, dort allerdings über einen gemeinsam mit dem ELO-Partner CHIPSIZE entwickelten „Hyperlink-in-die-Zwischenablage-Kopier“-Button, wie folgendes Video zeigt.

Übrigens: Wussten Sie schon, dass Sie in der Version 4.5 Dokumente aus dem Windows Explorer per Drag & Drop in die ViFlow Datenbank direkt einfügen können?

Wie ist Ihre Meinung zum Thema Prozessmodell(ierung) UND Dokumentenmanagement in einen System? Welche Erfahrungen haben Sie dazu gemacht?

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Prozesse in ViFlow drucken

Es gibt eine Menge von Gründen, Prozesse aus ViFlow ausdrucken zu wollen. Beispielsweise sollen diese als Schulungsunterlagen bereitgestellt werden oder als Grundlage für Notizen, Anmerkungen u.ä. beispielsweise in Prozessworkshops oder Audits dienen. Möglicherweise besteht auch Bedarf, diese in Produktionshallen für Mitarbeiter ohne Intranetzugang auszuhängen.

Mehrere Prozesse auf einen Schlag

Selbstverständlich kann man mehrere Prozesse mit ein paar Klicks drucken – allerdings aus dem ViFlow-Programm und nicht aus dem Webmodell heraus: Dazu klickt man in der Prozessstruktur (linker Bereich) den Prozess auf der höchsten gewünschten Prozessebene mit der rechten Maustaste an und wählt den Punkt „Drucken“. Die Druckaufträge für diese Prozesse werden dann direkt an den im System als Standard definierten Drucker geschickt. Davor sollte man aber ggf. prüfen, wie das Druckformat der einzelnen Prozessgrafiken eingerichtet ist, falls die Prozessblätter in der Größe geändert wurden. Zum Erstellen eines zusammenhängenden PDF-Dokumentes aus den Prozessen kann ein entsprechendes Programm (ich nutze immer den FreePDF XP) installiert und vor dem Druckauftrag als Standarddrucker festlegt werden.

Prozessstammdaten drucken

Auch die Stammdaten zu Prozessen (mitgeltende Dokumente, Beteiligter, Kennzahlen, Unterprozesse) können schön übersichtlich gedruckt werden. Dazu wird der ViFlow Reporter benötigt. Der enthält für diese Belange Standardberichte – allerdings für jeden Prozess einzeln. Für den Export wählt man im Reiter „Berichte für einzelne Prozesse“ des Reporter-Menü im linken Bereich den gewünschten Prozess und im rechten Bereich einen der drei Berichte „Prozessbeschreibung“ (in der Beschreibungvon grob, über mittel, bis fein). Auch diese Berichte können Mitarbeitern als Unterstützung an die Hand gegeben oder in Reviews als Notizgrundlage verwendet werden.

Drucken aus dem Webmodell – Wie es funktioniert & ein Trick

Und nun noch zum Ausdruck einer Prozessgrafik aus dem Webmodell – für den Otto Normalanwender. Oft wird gemäkelt, der Ausdruck würde nicht dem gewünschtes Ergebnis entsprechen. Da gibt es einen Trick, der Abhilfe verschaft: