Dokumentenmanagement nur bedingt mit ViFlow

Mit ViFlow lassen sich Dokumente, die im Unternehmen verwendet werden (sollen), zu entsprechenden Prozessen bzw. Prozessschritten zuordnen, so dass Mitarbeiter diese direkt aus dem Prozessmodell heraus aufrufen können. Diese Dokumente werden mit dem Objekttyp „Daten“ verknüpft (Hyperlink im Feld „Dokument“) und dann zu den Prozess(schritt)en zugeordnet. Zu diesen Daten können außerdem verschiedene Verwaltungsdaten (z.B. Ersteller, Verteiler, etc.) gespeichert werden. Wie das funktioniert, erklärt dieses Video (gezeigt wird ViFlow 4.0, ist aber genauso anwendbar auf die aktuelle Version 4.5):

Die Dokumente können wahlweise auch mit den Prozessdarstellungen im Ordner des veröffentlichten Prozessmodells gespeichert oder nur per Link auf den ursprünglichen Speicherpfad verwiesen werden. Das resultiert aus dem Gedanken, dass ViFlow eine Software für Prozessmodellierung und die Bereitstellung dieser Modelle für die Mitarbeiter darstellt und die hinterlegten Daten separat entweder auf einem Firmenlaufwerk oder in einem Dokumentenmanagementsystem gespeichert, bearbeitet und verwaltet werden. Durch die Möglichkeit der Dokumentenverlinkung aus ViFlow heraus, wird dabei der Kreislauf wieder geschlossen.

Und doch wünscht sich mancher ViFlow-Nutzer oder -Interessent, die Dokumente zusammen mit den Prozessdarstellungen zu managen und ältere Versionsstände automatisch zu archivieren. Bei allen Gründen, die von IT- und Kostenseite dafür sprechen, denke ich, dass die Gegenargumente aus Anwendersicht überwiegen:

  • Durch die Verwaltung der Dokumente an zentraler Stelle kann der Mitarbeiter – wenn er denn weiß, wo er findet, was er sucht – ggf. schneller darauf zugreifen, ohne über das Prozessmodell einsteigen zu müssen.
  • An gleicher Stelle können auch Dokumente verwaltet werden und somit aufrufbar sein, die keine Erwähnung im Prozessmodell finden.
  • Die Integration von Prozess- als auch Dokumentenmanagement in einem System geht mit einer „Verkomplizierung“ der Usability einher.
  • Das Unternehmen ist nicht an ein bestimmtes DMS gebunden, kann flexibel wechseln oder unterschiedliche Speicherorte verwenden.
  • Die Zugriffsberechtigung auf Dokumente lässt sich so individuell administrieren.

Ein sehr weit verbreitetes und bekanntes DMS ist Sharepoint. Wie die Verknüpfung eines in Sharepoint bereit gestellten Dokumentes aus ViFlow funktioniert, erklärt der Hersteller Vicon in seiner Knowledge Base. (PDF-Anleitung zum Download). Dies ist analog auf viele andere DMS anwendbar, wie beispielsweise auf Teaming von Novell. Ähnlich funktioniert die Anbindung bei ELOProfessional, dort allerdings über einen gemeinsam mit dem ELO-Partner CHIPSIZE entwickelten „Hyperlink-in-die-Zwischenablage-Kopier“-Button, wie folgendes Video zeigt.

Übrigens: Wussten Sie schon, dass Sie in der Version 4.5 Dokumente aus dem Windows Explorer per Drag & Drop in die ViFlow Datenbank direkt einfügen können?

Wie ist Ihre Meinung zum Thema Prozessmodell(ierung) UND Dokumentenmanagement in einen System? Welche Erfahrungen haben Sie dazu gemacht?

Advertisements

Über mdrexler

Unternehmensberaterin für Prozess- und Qualitätsmanagement

Veröffentlicht am 17. November 2011 in Anleitung, Prozesse, Video und mit , , , , getaggt. Setze ein Lesezeichen auf den Permalink. Hinterlasse einen Kommentar.

Kommentar verfassen

Trage deine Daten unten ein oder klicke ein Icon um dich einzuloggen:

WordPress.com-Logo

Du kommentierst mit Deinem WordPress.com-Konto. Abmelden / Ändern )

Twitter-Bild

Du kommentierst mit Deinem Twitter-Konto. Abmelden / Ändern )

Facebook-Foto

Du kommentierst mit Deinem Facebook-Konto. Abmelden / Ändern )

Google+ Foto

Du kommentierst mit Deinem Google+-Konto. Abmelden / Ändern )

Verbinde mit %s

%d Bloggern gefällt das: