Archiv für den Monat November 2011

Dokumentenmanagement nur bedingt mit ViFlow

Mit ViFlow lassen sich Dokumente, die im Unternehmen verwendet werden (sollen), zu entsprechenden Prozessen bzw. Prozessschritten zuordnen, so dass Mitarbeiter diese direkt aus dem Prozessmodell heraus aufrufen können. Diese Dokumente werden mit dem Objekttyp „Daten“ verknüpft (Hyperlink im Feld „Dokument“) und dann zu den Prozess(schritt)en zugeordnet. Zu diesen Daten können außerdem verschiedene Verwaltungsdaten (z.B. Ersteller, Verteiler, etc.) gespeichert werden. Wie das funktioniert, erklärt dieses Video (gezeigt wird ViFlow 4.0, ist aber genauso anwendbar auf die aktuelle Version 4.5):

Die Dokumente können wahlweise auch mit den Prozessdarstellungen im Ordner des veröffentlichten Prozessmodells gespeichert oder nur per Link auf den ursprünglichen Speicherpfad verwiesen werden. Das resultiert aus dem Gedanken, dass ViFlow eine Software für Prozessmodellierung und die Bereitstellung dieser Modelle für die Mitarbeiter darstellt und die hinterlegten Daten separat entweder auf einem Firmenlaufwerk oder in einem Dokumentenmanagementsystem gespeichert, bearbeitet und verwaltet werden. Durch die Möglichkeit der Dokumentenverlinkung aus ViFlow heraus, wird dabei der Kreislauf wieder geschlossen.

Und doch wünscht sich mancher ViFlow-Nutzer oder -Interessent, die Dokumente zusammen mit den Prozessdarstellungen zu managen und ältere Versionsstände automatisch zu archivieren. Bei allen Gründen, die von IT- und Kostenseite dafür sprechen, denke ich, dass die Gegenargumente aus Anwendersicht überwiegen:

  • Durch die Verwaltung der Dokumente an zentraler Stelle kann der Mitarbeiter – wenn er denn weiß, wo er findet, was er sucht – ggf. schneller darauf zugreifen, ohne über das Prozessmodell einsteigen zu müssen.
  • An gleicher Stelle können auch Dokumente verwaltet werden und somit aufrufbar sein, die keine Erwähnung im Prozessmodell finden.
  • Die Integration von Prozess- als auch Dokumentenmanagement in einem System geht mit einer „Verkomplizierung“ der Usability einher.
  • Das Unternehmen ist nicht an ein bestimmtes DMS gebunden, kann flexibel wechseln oder unterschiedliche Speicherorte verwenden.
  • Die Zugriffsberechtigung auf Dokumente lässt sich so individuell administrieren.

Ein sehr weit verbreitetes und bekanntes DMS ist Sharepoint. Wie die Verknüpfung eines in Sharepoint bereit gestellten Dokumentes aus ViFlow funktioniert, erklärt der Hersteller Vicon in seiner Knowledge Base. (PDF-Anleitung zum Download). Dies ist analog auf viele andere DMS anwendbar, wie beispielsweise auf Teaming von Novell. Ähnlich funktioniert die Anbindung bei ELOProfessional, dort allerdings über einen gemeinsam mit dem ELO-Partner CHIPSIZE entwickelten „Hyperlink-in-die-Zwischenablage-Kopier“-Button, wie folgendes Video zeigt.

Übrigens: Wussten Sie schon, dass Sie in der Version 4.5 Dokumente aus dem Windows Explorer per Drag & Drop in die ViFlow Datenbank direkt einfügen können?

Wie ist Ihre Meinung zum Thema Prozessmodell(ierung) UND Dokumentenmanagement in einen System? Welche Erfahrungen haben Sie dazu gemacht?

Prozesse in ViFlow drucken

Es gibt eine Menge von Gründen, Prozesse aus ViFlow ausdrucken zu wollen. Beispielsweise sollen diese als Schulungsunterlagen bereitgestellt werden oder als Grundlage für Notizen, Anmerkungen u.ä. beispielsweise in Prozessworkshops oder Audits dienen. Möglicherweise besteht auch Bedarf, diese in Produktionshallen für Mitarbeiter ohne Intranetzugang auszuhängen.

Mehrere Prozesse auf einen Schlag

Selbstverständlich kann man mehrere Prozesse mit ein paar Klicks drucken – allerdings aus dem ViFlow-Programm und nicht aus dem Webmodell heraus: Dazu klickt man in der Prozessstruktur (linker Bereich) den Prozess auf der höchsten gewünschten Prozessebene mit der rechten Maustaste an und wählt den Punkt „Drucken“. Die Druckaufträge für diese Prozesse werden dann direkt an den im System als Standard definierten Drucker geschickt. Davor sollte man aber ggf. prüfen, wie das Druckformat der einzelnen Prozessgrafiken eingerichtet ist, falls die Prozessblätter in der Größe geändert wurden. Zum Erstellen eines zusammenhängenden PDF-Dokumentes aus den Prozessen kann ein entsprechendes Programm (ich nutze immer den FreePDF XP) installiert und vor dem Druckauftrag als Standarddrucker festlegt werden.

Prozessstammdaten drucken

Auch die Stammdaten zu Prozessen (mitgeltende Dokumente, Beteiligter, Kennzahlen, Unterprozesse) können schön übersichtlich gedruckt werden. Dazu wird der ViFlow Reporter benötigt. Der enthält für diese Belange Standardberichte – allerdings für jeden Prozess einzeln. Für den Export wählt man im Reiter „Berichte für einzelne Prozesse“ des Reporter-Menü im linken Bereich den gewünschten Prozess und im rechten Bereich einen der drei Berichte „Prozessbeschreibung“ (in der Beschreibungvon grob, über mittel, bis fein). Auch diese Berichte können Mitarbeitern als Unterstützung an die Hand gegeben oder in Reviews als Notizgrundlage verwendet werden.

Drucken aus dem Webmodell – Wie es funktioniert & ein Trick

Und nun noch zum Ausdruck einer Prozessgrafik aus dem Webmodell – für den Otto Normalanwender. Oft wird gemäkelt, der Ausdruck würde nicht dem gewünschtes Ergebnis entsprechen. Da gibt es einen Trick, der Abhilfe verschaft:

Rezension zu: Enterprise Wikis (Seibert et al.)

Untertitel: Die erfolgreiche Einführung und Nutzung von Wikis in Unternehmen.

Zusammenfassung: Das Buch Enterprise Wikis ist ein guter Leitfaden für Einführungsprojekte von Firmenwikis und hervorragend geeignet für die Anwendung bei wenig bis keiner entsprechenden Wiki-Implementierungserfahrung.

Anhand des Beispielunternehmens Capitol AG geben die drei Wiki-Berater Martin Seibert, Sebastian Preuss und Matthias Rauer der //SEIBERT/MEDIA laut Titel einer Amazon-Rezension von Hr. Seibert

Alles, was //SEIBERT/MEDIA über Wikis weiß

aus einer Vielzahl durchgeführter Projekte zur Einführung und Nutzung von Wikis in Unternehmen zum Besten. („Alles“ mag etwas übertrieben sein, aber dass es „sehr sehr viel“ ist, kann ich kann mir gut vorstellen.) Dabei werden alle Projektphasen – angefangen vom ursprünglich auslösenden „Schmerz“ und die Überzeugung der Geschäftsführung über die Projektschritte bis zum Roll-out bis hin zu Tipps und Tricks bei der Nutzung des eingeführten Wikis – durchleuchtet.

Sehr nett aufgemacht ist dabei das Beispielprojekt anhand von Personas (klassische Menschentypen, mit denen man während eines solchen Projektes in Berührung kommt) mit aussagekräftigen Namen wie Norman Netzaffin oder Gerd Gebichnichther, die zu Beginn kurz mit Ihren Funktionen, Zielen und Charakterzügen vorgestellt werden. Durch diese Storyline ist das Buch sehr gut zu lesen und die Inhalte schnell verstanden.

Gegliedert ist das Buch in vier Hauptteile:

  1. Gründe für und mögliche Einsatzbereiche von Wikis
  2. Technologische Aspekte
  3. Organisatorische und kulturelle Aspekte
  4. Förderung der Wiki-Nutzung

Die Inhalte des ersten Teils sind eher irreführend. Zusammenfassend geht es darum, dass der E-Mailverkehr auf das Minimalste einzudämmen ist und damit eine zentrale Informationsablage, von allen zugänglich und gemeinsam bearbeitbar, etabliert werden sollte und ggf. in E-Mails darauf zu verweisen ist. Allein anhand der Schilderungen würde auch ein zentrales Firmenlaufwerk die Zwecke erfüllen. Der „Schmerz“ liegt auch an anderen Stellen. Diese werden allerdings erst zum Ende des Buches im vierten Abschnitt erläutert. Auch die 111 Gründe für ein Enterprise-Wiki überzeugen in dieser Konstellation nicht 100%-ig. Außerdem: Ergänzend dazu, wann ein Wiki für ein Unternehmen oder einen Unternehmensbereich sinnvoll ist, fehlt mir die Bemerkung, unter welchen Umständen und Gegebenheiten man doch eher darauf verzichten sollte. Denn manchmal reicht dann doch ein gut funktionierendes CMS oder DMS mit ein paar Zusatzfunktionen…

Hat man das Buch aufgrund des ernüchternden ersten Teils noch nicht weg gelegt, wird man ab dem zweiten Abschnitt ausreichend dafür belohnt. Die Teile zwei bis vier umfassen alle erdenklichen Punkte, die vor, während und nach der Wiki-Einführung zu berücksichtigen sind, Fallen, die es zu vermeiden gilt, und Projektschritte, die durchgeführt werden sollten. Klasse ist, dass typische Einwände von den Personas mit berücksichtigt werden. Bereitwillig teilen die Berater der //SEIBERT/MEDIA ihre Erfahrungen mit dem Leser, so dass dieser in den 180 Seiten seinen Mehrwert ziehen kann. Beispielsweise eine Wiki-Charta, wie sie für das Beispielunternehmen erstellt wurde, können Sie für Ihr Unternehmen 1:1 oder abgeändert übernehmen. Für den Umfang bietet das Buch genug Tiefe und einen roten Faden für den Wiki-Champion, der zwar den Nutzen eines Wikis für sein Unternehmen sieht, aber noch wenig bis keine Erfahrung mit der Einführung und der Aufrechterhaltung von Wikis hat. Mit Hilfe dieses Buches – ohne es selbst „getestet“ zu haben – hat man eine sehr gute Grundlage, um das „Projekt Wiki“ im eigenen Unternehmen, sei es 50 oder 5000 Mann stark, überwiegend mit internen Ressourcen zu stemmen.

Der Inhalt des Buches wurde extra „oberflächlich“ gehalten, um entsprechend im schnelllebigen Wikiumfeld eine Weile aktuell zu bleiben. Dafür werden an Stellen, an denen man tiefer in die Materie einsteigen möchte, ca. 50 weiterführende Links zu Videos angeboten. Diese Videos sind ja ganz nett – nur wirklich tiefer gehend sind diese nicht, sondern fassen größtenteils das nochmal zusammen was man eben gelesen hat. Das Potenzial besteht allerdings, dass das Angebot hinter den Links zukünftig ausgebaut wird. Bis dahin kann man auf eigene Faust interessante zusätzliche Inhalte auf der Firmenwiki-spezifischen Unternehmensseite finden. Auch wollten die Autoren keine bestimmte Software oder einen Hersteller nennen. Und doch ist es ihnen einmal indirekt rausgerutscht, welche Software das Vertrauen der Berater genießt und bei der Erstellung des Buches im Hinterkopf präsent war. Der Qualität der Inhalte bedeutet dies aber keinen Abbruch.

Wenn Sie 43 Minuten Zeit haben, können Sie sich in diesem Video anschauen und -hören, was die Autoren selbst zum Buch zu sagen haben:

Zwei weitere Rezensionen konnte ich im Web ausfindig machen: